Inschrijfformulier Westerlo

Beste medewerker van KERSTMAGIE 2019,

Fijn dat je opnieuw - of voor het eerst - wil meewerken aan de vijfde editie van dit fantastische eindejaarsproject van Historalia in het Kasteel de Merode in Westerlo.

Dit jaar spelen we 'Het Ijs van het Kerstparadijs', opnieuw een creatie van Luc Stevens.

Door het invullen van onderstaand inschrijfformulier kunnen wij jouw deelname op eenvoudige wijze registreren. Je kan dit formulier steeds opnieuw gebruiken om andere gezinsleden, vrienden of kennissen in te schrijven. Ook medewerkers die vorig jaar al actief waren binnen KERSTMAGIE moeten zich opnieuw inschrijven zodat onze administratie volledig blijft.

Gelieve deze fiche meteen ingevuld terug te sturen. Alle andere communicatie zal daarna gebeuren via mail. 

Om alle departementen die tijdens de voorbereidingen en de voorstellingen aan de slag zijn in drie groepen te kunnen verdelen hebben we opnieuw heel wat vrijwilligers nodig. We denken hierbij vooral aan ouders van kinderen die meespelen (en elke keer hun kind naar het kasteel brengen en komen afhalen) en aan partners van meespelende volwassenen (die anders alleen thuis zitten). Zij kunnen zich misschien nuttig maken bij het helpen aan- en omkleden van de kinderen, de grime, de catering, de techniek, als toneelmeester, steward of voor de ticketscanning.

Als medewerker van Kerstmagie heb je recht op één ticket voor de try out en twee gratis tickets voor een voorstelling. Deze datum wordt later gecommuniceerd. 

Zo kunnen we drie volwaardige ploegen uitbouwen en zal deze productie opnieuw voor niemand te zwaar worden. Medewerkers die deze inlichtingenfiche niet of onvolledig ingevuld terugsturen kunnen niet verzekerd worden. Bijkomende nuttige informatie en datums vind je onder dit formulier.

Sofie Vervloet
Kasteelcoördinator

Info- en repetitiemomenten

Gelieve onderstaande datums alvast in je agenda te prikken. De verdeling van de groepen per tijdsblok die ook van belang zal zijn voor alle repetities wordt later toegestuurd. De data van de andere repetities worden ook later gecommuniceerd. 

  • 06/06/2019: auditie van 18u00 - 22u00 (enkel voor nieuwe acteurs en kinderen die dit wensen)
  • 01/10/19: kick off van 19:00 - 20:30
  • 20/10/19: eerste repetitie van 09:30 - 18:30
  • 26/10/19: tweede repetitie van 10:30 - 16:30
  • 02/11/19: derde repetitie van 10:30 - 18:00 (deel 1)
  • 03/11/19: derde repetitie van 10:00 - 18:00 (deel 2)
  • 16/11/19: vierde repetitie van 15:30 - 21:00 (deel 1)
  • 17/11/19: vierde repetitie van 10:00 - 18:00 (deel 2)
  • 30/11/19: vijfde repetitie van 15:30 - 21:00 (deel 1)
  • 01/12/19: vijfde repetitie van 10:00 - 18:00 (deel 2)
  • 03/12/19: generale repetitie van 18:00 - 21:00
  • 06/12/19: try out van 18:00 - 21:00
  • 07/12/19 - 23/12/19: voorstellingen gespeeld in drie groepen

Hoe vul je het formulier in?

Wanneer je je inschrijft voor Kerstmagie, is het belangrijk dat alle velden zijn ingevuld. Wanneer je een vakje leeg laat, zal je geen bevestiging krijgen en is je inschrijving niet correct geregistreerd. Is een vraag niet van toepassing, antwoord je met '/'. Als je klaar bent met het invullen van de fiche, klik je als laatste stap op 'verzenden'. Hierna volgt een bevestiging op je beeldscherm, maar NIET per mail.

Inschrijfformulier

Geslacht
Ik verleen graag mijn medewerking tijdens de VOORBEREIDINGEN als ... (meerdere functies mogelijk)
Ik verleen graag mijn medewerking tijdens de VOORSTELLINGEN als... (eerste keuze)
Mijn tweede keuze tijdens de VOORSTELLINGEN gaat uit naar ...
T-shirtmaat
Ik help graag mee aan de afbouw en de opkuis van het kasteel op...
Ik ben NIET aanwezig op ...

Speeluren

Gelieve altijd minstens 45 minuten voor het begin van jouw scène aanwezig te zijn. Je blijft aanwezig tot na jouw laatste scène. Wanneer de laatste tour bijvoorbeeld om 19:15 vertrekt, moet je er mogelijk een kwartier of een halfuur bijtellen, afhankelijk van waar jouw scène zich ergens in de tour bevindt. 

maandag: 17:00 tot 19:15 
dinsdag: 17:00 tot 19:15 
woensdag: 17:00 tot 19:15 
donderdag: 17:00 tot 19:15 
vrijdag: 17:00 tot 20:15 

zaterdag team 1: 14:00 tot 16:45

zaterdag team 2: 17:15 tot 20:15

zondag team 1: 14:00 tot 16:45 

zondag team 2: 17:15 tot 19:15

Opgelet: op maandag 23 december wordt omwille van de kerstvakantie gespeeld zoals op een zaterdag: team Blauw van 14:00 tot 16:45 en team Rood van 17:15 tot 20:15 

Op zaterdag en zondag valt de voorstelling van 17:00 weg zodat de wissels vlot kunnen verlopen.

Crew

Voor de departementen kledij, decor, decoratie, techniek, grime, attributen, stewards, ticketscanning en catering zullen nog aparte vergaderingen belegd worden waarvan wij u tijdig op de hoogte zullen brengen.

Engagementsverklaring

Jij, onze vrijwilliger, bent onmisbaar in onze organisatie. Je vrijwillige inzet voor onze productie zorgt ervoor dat Kerstmagie opnieuw een succes zal worden. Om in de beste verstandhouding dit project samen aan te gaan, willen we graag enkele afspraken maken:

Tussen Vrienden van het Kasteel van Westerlo Adres: Polderstraat 51, 2260 Westerlo

Contactpersoon: Simon de Merode (producent) e-mail: info@historalia.be

hierna genoemd, de organisatie

en u, hierna genoemd ‘vrijwilliger’,

zijn overeengekomen wat volgt: 

Art. 1 De organisatie en de vrijwilliger komen overeen dat de vrijwilliger zich naar best vermogen zal inzetten voor de productie van Kerstmagie.

Art. 2 De vrijwilliger en de organisatie kunnen de samenwerking op elk moment eenzijdig stopzetten.

Art. 3 De repetities liggen vast op hoger vermelde datums en vinden plaats in het Kasteel de Merode, Polderstraat 51, 2260 Westerlo. Alle voorstellingen vinden plaats in het Kasteel de Merode. 

Art. 4 De vrijwilliger verbindt zich ertoe steeds aanwezig te zijn op de repetities. Indien belet dient de vrijwilliger zich zo snel mogelijk af te melden bij de productiecoördinatoren/regie-assistentie via afwezigheden@historalia.be. Bij afwezigheid zonder verwittigen zal de kasteelcoördinator contact opnemen. Nadien zal in samenspraak met de vrijwilliger en de algemeen coördinator beslist worden of de samenwerking verder gaat. 

Art. 5 De vrijwilliger verbindt zich ertoe om aan alle afgesproken voorstellingen deel te nemen. Afwijking is enkel mogelijk in geval van overmacht en in onderling overleg met de productiecoördinator.

Art. 6 De vrijwilliger ontvangt geen vergoeding, maar krijgt in ruil voor zijn/haar prestaties tijdens periode van de voorstellingen een kleine broodmaaltijd, niet-alcoholische dranken, soep en een aantal drankjetons aangeboden door de organisatie.

Art. 7 De vrijwilliger geeft toestemming aan de organisatie voor het publiceren van het gemaakte beeld- en geluidsmateriaal tijdens het project en de voorbereidingen daarvan. Het gaat enkel over dat materiaal dat gemaakt wordt in opdracht van de organisatie en waarbij het portretrecht kan worden ingeroepen. Wens je deze toestemming niet te geven, dan dien je dit schriftelijk (op papier of via email) mee te delen aan de organisatie via de productiecoördinator.

Art. 8 De vrijwilliger houdt de inhoud van het scenario geheim.  

Art. 9 Het is de vrijwilliger niet toegestaan om foto’s, filmpjes, e.d. op sociale media te plaatsen die de publiciteit of het imago van het project kunnen schaden. 

Art. 10 De organisatie zorgt ervoor dat de vrijwilliger tijdens de repetities en voorstellingen verzekerd is voor gebeurlijke ongevallen. Medewerkers die deze inlichtingenfiche niet ingevuld terugsturen zijn derhalve niet verzekerd.

Art. 11   Het insturen van deze inlichtingenfiche houdt in dat u akkoord gaat met deze engagementsverklaring.

Het kinderboek dat bij elke editie Kerstmagie wordt uitgegeven is voor bezoekers te koop aan 10 euro. Medewerkers van Kerstmagie kunnen dit boek vanaf de try out aan 5 euro verkrijgen bij de coördinator. 

Medewerking verlenen aan Kerstmagie is enkel en uitsluitend op vrijwillige en onbezoldigde basis. Deelnemers die steun krijgen van OCMW, RVA of andere diensten moeten een document indienen bij die organisatie. Dat document kunnen zij meebrengen en laten invullen door de coördinator.

Bedankt!

Hartelijk dank voor het volledig invullen van deze fiche! Tot heel binnenkort!